En Tunisie, les devis et les bons de commande sont le plus souvent signés avec la signature manuscrite scannée qui consiste à imprimer le document, le signer et finalement le scanner pour pouvoir l’envoyer par mail; ou à copier-coller du dessin de la signature qu’on appose sur le document électronique et l’envoyer. Avec cette pratique, le fournisseur est ravi de signer et envoyer ses devis rapidement, et le client aussi, car il a la possibilité de retourner le bon de commande aussi rapidement.
Le temps gagné est précieux et contribue aux bonnes relations qu’entretiennent les parties, mais malheureusement cette pratique assez répondue ne protège ni le client ni le fournisseur pour la simple raison que cette signature, dite scannée, n’a AUCUNE VALEUR JURIDIQUE et les documents peuvent facilement être falsifiés (puisqu’il suffit de copier le dessin de signature dans un autre document ou de changer le contenu du document signé !)
Dans cet article nous vous invitons à découvrir comment la signature électronique vous permet à la fois de simplifier votre vie quotidienne (plus besoin d’imprimer ni scanner) sans négliger la sécurité des documents et tout en respectant le cadre légal afin de pouvoir se protéger en cas de litige !
Signer les bons de commande et les devis avec NGSign ?
Les devis et les bons de commande peuvent être rédigés manuellement (document Word ou Excel ) ou générés par un outil/logiciel (CRM, ERP, GED…). Dans les deux cas, NGSign peut être utilisée pour les signer d’une façon simple, rapide et légale.
Signer un devis ou un bon de commande rédigé manuellement
Pour commencer, il suffit de préparer votre bon de commande, prévoir l’espace nécessaire pour la signature électronique et de le télécharger sur la plateforme NGSign sous format PDF :
Vous êtes amené ensuite à configurer la signature : si vous allez signer vous même le bon de commande ou si vous allez envoyer à la personne en charge une invitation de signature par email. Et finalement vous décidez où placer le cachet de la signature électronique dans l’espace prévu :
C’est le moment de la signature électronique. Rien de plus simple, il suffit au signataire de déclarer avoir lu les termes du document, saisir un code secret reçu par SMS et signer!
Intégrer NGSign à votre outil de création de devis/bon de commande.
NGSign peut être intégrée à votre outil de création de bon de commande (ex. CRM). L’ajout d’un bouton « Signer » dans votre outil vous permettra de signer vos bons de commande sans quitter votre environnement de travail quotidien :
La cinématique de signature peut être configurée pour s’adapter à vos besoins (l’utilisateur peut signer lui même le bon de commande ou envoyer une invitation de signature à la personne en charge). Après avoir cliqué sur le bouton « Signer », reste que l’étape de saisie de code et signature puisque tout est déjà configuré (signataires, emplacement de signature…) :
NGSign peut être configurée pour envoyer automatiquement les bons de commande signés par email ou de les archiver pour vous.
